Document Controllers

[libido]

---

nyahahahaha...wala naman ka sa FB..adto pag pm mode boss hahahaha..padung nako sad ko mo out 30mins nalang paaboton...

pwd raman ka maka buhat dha ug larang boss,..saun ra kaau na mas maau diri kay daghang isda nga dagko barato pa gyd

[mykeL]

Kani boss @libido, mjo pabor sad ni sa akoa ky kamao mn ko SQL.. dn naa sad ko experience sa MS Office..
I think kuwang lng nko is experience lng jud.. naa mn sad ko kaila na DC pod, dn gpa tuon ko niya ug ACONEX..
Try2 kng jud ug apply.. hehe

if plan ka mo balhin boss, saun ra kaau ang work gyd..dili ka mag lisod..basta naa nakay experience sa office works..then mag depende lang noon na asa ka nga department e butang or general DC gyd ka...if general DC ka..tanan anha nimo In and OUt then ikaw na mag distribute sa mga documents sa mga sub-DC nimo.

then if naa na sila system imoha rana e update and maintain..pero kung wala mag buhat gyd ka ug imoha..Excel kasagaran or kung kamao ka ug programming like database SQL..mas kaau pam pa impress sa imong mga boss..pero sure ko naa nana sila existing system..

[libido]

Kani boss @libido, mjo pabor sad ni sa akoa ky kamao mn ko SQL.. dn naa sad ko experience sa MS Office..
I think kuwang lng nko is experience lng jud.. naa mn sad ko kaila na DC pod, dn gpa tuon ko niya ug ACONEX..
Try2 kng jud ug apply.. hehe

Depende man gyd na sa company nga mo hire nimo boss, kay usually they have there own system implemented na (existing), mao rasad na ang ilang gigamit every project nga ilang ma kuha..Acronex ug uban ka..maka balo raka ana in-actual work na gyd.

pero on my part, ug base sa experience sa interview pag hanas2x lang gyd ug Excel kay mao gyd na ang ilang e ask, then letter correspondence although d man gyd na ang work sa DC, secretary na nga work, pero e ask ghapon na if naa mo interview nimo, ambot sad sa mga tig interview nga e apil na nla ug ask..

kung sa bisaya pani boss @mykeL - DC = taga han-ay ug taga tago sa dokumento hahahahaha..mao ra gyd ang buhat, na train lang gyd ko sa akong kauban sauna nga 15 years DC na sa company, nagkauban mi sa usa ka project. 1 year ko nga daghan kog na kat-onan sa iyaha then samotan pa ang manager nako grabe sad kaau ka kutihan sa dokumento samot gyd ko nga na ba-id pero dili pa gyd ko maau gyd ani kay kabalo man gyd ta nga dili ta perpekto.

para nako boss, (good Filing System, presence of mind, then Fast system in retrieving the document)...mao na ang keys para mapa impress nimo ang imong boss hehehehehe..kay ma tunong ka ug boss nmo nga mao pa gani pag sulti, dapat naa na daun na sa iyang kamot ang dokumento mga 2 mins..ug dili ka maka hatag..kasab-an ka usahay ma insultohan paka hehehehe..

[mykeL]

Salamat kaau sa imong inputs Sensei @libido.. sakto jud ka.. mkuha ra sad jud na sa experience tnan..
Regarding sa excel boss, unsa mn specifically ang buhaton?

Depende man gyd na sa company nga mo hire nimo boss, kay usually they have there own system implemented na (existing), mao rasad na ang ilang gigamit every project nga ilang ma kuha..Acronex ug uban ka..maka balo raka ana in-actual work na gyd.

pero on my part, ug base sa experience sa interview pag hanas2x lang gyd ug Excel kay mao gyd na ang ilang e ask, then letter correspondence although d man gyd na ang work sa DC, secretary na nga work, pero e ask ghapon na if naa mo interview nimo, ambot sad sa mga tig interview nga e apil na nla ug ask..

kung sa bisaya pani boss @mykeL - DC = taga han-ay ug taga tago sa dokumento hahahahaha..mao ra gyd ang buhat, na train lang gyd ko sa akong kauban sauna nga 15 years DC na sa company, nagkauban mi sa usa ka project. 1 year ko nga daghan kog na kat-onan sa iyaha then samotan pa ang manager nako grabe sad kaau ka kutihan sa dokumento samot gyd ko nga na ba-id pero dili pa gyd ko maau gyd ani kay kabalo man gyd ta nga dili ta perpekto.

para nako boss, (good Filing System, presence of mind, then Fast system in retrieving the document)...mao na ang keys para mapa impress nimo ang imong boss hehehehehe..kay ma tunong ka ug boss nmo nga mao pa gani pag sulti, dapat naa na daun na sa iyang kamot ang dokumento mga 2 mins..ug dili ka maka hatag..kasab-an ka usahay ma insultohan paka hehehehe..

[libido]

Functions ra boss @mykeL nya kay Web Dev man diay ka..kabalo naka sa syntax ana sa mga simple "If then statements"..then V-Lookup style naman diri..

sayon ra kaau nimo gyd na..

[PeterQuer]

Maayung adlaw istoryans, @libido @mykeL @The_JACKAL
mingaw lage ni na thread?. istorya ta ninyu bahin documentation nah...

Btw, i'm also a Document Controller currently employed in one of the company in base port of cebu. ug ISO9001 (Quality Management System) ang gisunod na standand sa amo companya as well as sa Documentation. unsai say ninyu ana na standard mga bossing?. k sa ako panaliksik naa man daw lain2x responsibilities ang DC, depende na sa standard or systema sa companya mga bossing noh?well, unsa diay lain2x na mandatory procedure sa DC?, sa inyu lang experience mga bossing?.

sa ako pod na basa sa inyu conversation diri regarding sa Duties & responsibilities is same ra sa akoa pod, ug kana "letter correspondence" wala podna ni exist sa DC sa ISO standards.

salamat daan sa mo tubag. god bless.

[libido]

@PeterQuer - Boss pasensya na karon pako naka balik aning forums diri, on-off ko diri kay critical stage ang project, g dali2x na ug human sa mga karaho..samot wala nakoi sweldohon ani hehehehe..

base sa akong experience boss, ang standard nga documenting is mag depende sa ISO9001, ug sa Project Procedure kung naa ka sa usa ka Oil and Gas, kung ginagmay lang boss, naa man ghapon na silay Manual, pero dili gyd ingon ana ka strict kay sa kaning naa sa abroad, pero mao raman ghapon, practical nga pagka sulti, and strict dili ma strict basta kaila na nimo ang tanan DC hahahaha..

btw boss, naa company nga keen kaau sa details, labi na sa pag stamp receiving sa document, dapat sa dili paka mo dawat, na pre-scan na nimo sya nga wala syay sayop like document numbers, document subjects, ug date, ug ilang due date..

ang pasabot nimo nga duties and responsibilities boss kay, kung ma assign ka ug laing department kana usab gyd ang imong style of documenting, sample is, anad ka sa Engineering Dept. kinaon na nimo ang mga ISO drawings, from CIVIL to Piping..then pag apply ni mo sa laing company, g butang ka sa Handover Team, (Dossier ug Manuals)...kana will not involve ISO Drawings reading, gamiton sad nimo ang pagka maau nimo mo arrange sa mga documents,then usahay ikaw pa ang mo close sa mga punchlist like sa g buhat sa akong mga kauban diri karon, Dossier Team ni sila, pero puros mga Document controller g pang guide rani sila sa mga QC Eng. ug Construction Eng..

then naa sad Dept. like kaning akong Work karon, Client side ka, so dapat duties nimo, distribution on all documents..follow-up, outgoing transmit, inquiry sa Contractor, usahay apil ka sa meeting sa higher management, labi na ug naay AUDIT, kay ikaw raman naka balo sa tanan asa g pang butang..mao nang dapat kabalo ka sa tanan pasikot-sikot.

pero all in all, same ra gyd..key notes: AYAW LANG GYD WAGTANGA ANG DOCUMENTS,MAKE BACK-UP SA MASTER LIST(ELECTRONIC & HARDCOPY)..dapat updated ka permi or presence of mind lang gyd if mo walk-in ang mga bossing nimo, mapa client or Contractor..bisan asa nga department basta naay mo inquire nimo about sa document dapat kabalo dayon ka para mapa impress nimo sila nga always ready ka.

mao rana boss, kay naa pay uban sad nga wala pa nako ma experience..dili ko perfect pero wala paman sad bad feedback akong mga boss diri nako kaluy-an pa hehehehehe...

[PeterQuer]

@libido, boss, ok ra kaayu boss, karun paman podko kita nga naa diay DC forum diri. hehehe... mao lage na boss basta naa kas' documentation kai dapat pas2x jud imong trabaho pa dali2x-on ka, unsai project sa inyu company boss?. asa pod diay ka sa abroad boss?.

mao bitaw nag wonder ko boss if naa paba lain documentation requirements aside sa ISO documentation. so far sa Quality Management System; control of forms/internal/external/electronics/drawings ug records documents ang procedure sa ako responsibilities included na ang proper receiving,distributing ug filings boss mao ramai requirements sa ISO ug more on administrative rajud ni ako field.
bitaw boss maka ingun ko nga morag atoa rajud nang diskarte unsaon natu para ma dali ang trabaho as long as maka comply lang sa documentations requirements sa kompanya, sa ako langpod current experience karun kai mag conduct manko document review kada buwan sa tanan document holder for each department, which is ang pina critical part sa ako pagka DC.

yes boss mao na ako gina practice run sa receiving new docs, scan 4 copies either internal docs or external; master docs, controlled docs, controller copy docs ug soft copy. naa siyay lain2x style nga filing and of course naa pod stamp para sa creation of document#, effectivity date, revision ug controlled by, nya water mark lang sa soft copy. nya intact sa docs registry ug monitoring.

mao na ako gusto mahibaw-an boss kong naa ba lain responsibilities ang DC so magdepende rapod diay sa gi handle nimu na department noh, kung unsa jui appropriate procedures nga fit sa imong field of duties. yes boss, kanang proper filing with easy traceability mao judna akong gina maintain na duties kai tiklo ta if dili ta kahatag dayun sa gi-request na docs hahaha.

ahh direct transactions diay ka sa client boss?, so naa nimu ang mga biding or proposal materials/docs sa company?. same rapod ta sa kana apil ka sa management meeting at the same time mag minutes of the meeting podko, uu ako pod boss naa pod naku ang internal/external audit materials/docs. yes boss, sa cover-up sa ako document review kai apil na akong relations sa kada department heads directa judko doulon kong naai queries regarding documents.

hahahahaaa. betaw boss daghan jud kaayu aspects or facts about documentation kung palawman pajud natu ang understanding ani, which is maka pround pod baya ka sa imong kaugalingon boss, k sama pod sa ako sitwasyon pod karun kai ako ra usa DC sa entire company with compose of 10 departments. mao podjud ako purpose boss nganu nangutana ko unsai klasi2x documentation aside ani ako responsibilities karun. para pod if ever makatrabaho ko parihas sa imoha k ready naku hilabi na sa kanang engineering documentations, ug usa pa nag basa2x podko mga blogs about document controller k naai same2x ra ang responsiblities pero lain2x ang terminology. whews which is libong pod gamay.

good to know boss kai ok ra ang lakaw sa imong trabaho diha. keep the good track nice and with easy speedy traceability....

dili manjud ni akong field ang pagka DC boss, IT man akong profession, pero so far na inlove man nuon ko ani nga trabaho samot na gi pa attend ko nila'g mga external trainings regarding ISO documentations ug Internal Auditing, etc2x, na challenge langpod ko ani. 2yrs kapin pa hinuon ko aning DC.

naa manpod ko plano mag abroad gud boss. heheheheee

nya salamat kaayu sa imong mga share of experience ug tambag boss, appreciate kaayu naku imong reply boss.

amping ka always diha boss
wishing you a good health
god bless

[The_JACKAL]

In short more on admin stuff and mga DC's =D

[RayGunz]

Document Controller happens to be one of the tasks that is in my hand.
BTW, I was hired as QC, pero when it comes to work, more like akong kuskos sa gitara ug ako sab ang sayaw ahahaha.

Control of Documents is one of the primary requirements of an ISO certified company.

Cheers to all Document Controllers